La gestión de nóminas es crucial para el buen funcionamiento de todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño o sector.
Contar con herramientas específicas te ayudará a ser más eficiente y evitará errores en el cálculo, el pago o el envío de nóminas a tus empleados.
En este artículo, vamos a conocer la importancia y algunos consejos sobre cómo agilizar la gestión de nóminas en los centros de formación. ¡Sigue leyendo!
¿Por qué es importante una gestión eficiente de nóminas en los centros de formación?
Mejorar la gestión de las nóminas en los centros educativos y docentes es sinónimo de satisfacción de los empleados: cuando los trabajadores reciben salarios detallados y a tiempo, se sienten mejor valorados y más motivados.
Por el contrario, cuando hay retrasos y errores en las nóminas, se puede generar descontento e incluso desconfianza.
Una gestión de nóminas eficiente también es clave para controlar la salud financiera de una empresa, y se considera imprescindible a la hora de administrar beneficios y compensaciones o de mantener un registro detallado de gastos.
Te puede interesar: Calendario fiscal 2024: fechas clave y principales novedades.
Desafíos en la gestión de nóminas en centros de formación
Llevar al día las nóminas en los centros formativos no siempre es sencillo, ya que los diferentes tipos de contratos, los cambios en la plantilla, las clases online o las horas extra son comunes en este tipo de negocios.
De todos ellos, el principal reto para la gestión de nóminas es el teletrabajo.
Aunque práctico y cada vez más habitual para la docencia, trabajar a distancia puede hacer que un mismo centro tenga profesores en diferentes ubicaciones geográficas y deba aplicar en sus nóminas regulaciones de diferentes territorios.
Igualmente, en estos casos suele ser necesario implementar un sistema para controlar y registrar las horas trabajadas y poder realizar un cálculo preciso de los salarios.
Automatización: la clave para agilizar la gestión de nóminas
Agilizar la gestión de nóminas con programas específicos no solo reduce el tiempo dedicado a esta tarea: también hace que este proceso sea mucho más rápido, cómodo y seguro, evitando errores de cálculo e implementando, de manera conjunta, salarios, seguros sociales, retenciones, IRPF, horas extra, etc.
Cómo la automatización puede mejorar la eficiencia en el procesamiento de nóminas
Automatizar las tareas administrativas manuales y repetitivas siempre se traduce en un ahorro de tiempo y de dinero para las empresas.
Al automatizar el cálculo de las nóminas, se evitan las constantes revisiones para detectar fallos o las correcciones, de forma que los departamentos de contabilidad y recursos humanos pueden invertir su tiempo en actividades más productivas.
Por otra parte, una gestión de nóminas eficiente facilita la toma de decisiones estratégicas relacionadas con la contratación de personal o los aumentos salariales.
Descubre cómo la digitalización de tu empresa puede ayudarte a atraer mejores perfiles.
Ventajas de la automatización en la gestión de nóminas
Además de optimizar tiempo y recursos o reducir los errores humanos, automatizar las nóminas de una empresa tiene otras ventajas:
- Planificación estratégica de políticas, bonificaciones o mejoras salariales.
- Mejora continua de los procesos internos de la organización.
- Cumplimiento de la normativa y disminución de multas administrativas.
- Transparencia en la información salarial.
- Puntualidad en los pagos.
- Posibilidad de establecer estrategias de pago personalizadas.
- Adaptación a la transformación digital.
Consejos para implementar un sistema de gestión de nóminas eficiente en centros de formación
Un programa de nóminas es un software que sirve para simplificar el pago a los empleados.
El primer paso para elegir este tipo de herramienta es identificar tus necesidades y buscar un programa intuitivo.
En el caso de los centros de formación, también es importante que el software sea compatible con los sistemas de contabilidad y de seguimiento de asistencia que ya tenga la empresa.
Conoce los 5 beneficios de tener un programa de contabilidad en la nube para tu empresa.
Además, el programa de nóminas debe garantizar la privacidad (toda la información de los empleados, incluyendo sus salarios y deducciones, es totalmente confidencial), incluir soporte-asistencia técnica y tener una buena relación calidad-precio.
¿Conoces los aspectos clave de las practicas no remuneradas?
Desde softwariaza3 queremos infórmate que todos los alumnos universitarios y de formación profesional que realicen prácticas formativas o académicas externas, ya sean o no remuneradas, incluidas en programa de formación deben cotizar a la seguridad social. Por tanto y según se ha establecido en el Real Decreto-ley 2/2023, de 16 de marzo y el Boletín del Sistema RED 9/2023 de 6 de julio, desde el 1 de enero de 2024 todas aquellas personas que realicen practicas formativas externas no remuneradas se incluirán como asimiladas a trabajadores por cuenta ajena en el Régimen General de la Seguridad Social.
Se trata de una ampliación de los derechos, que permitirá a los más jóvenes comenzar antes su cotización y generar derechos futuros de cara a al reconocimiento de una futura pensión.
El Real Decreto-ley 2/2023, de 16 de marzo, introduce como principal novedad en formación práctica y recogida en el Real Decreto-ley, la cotización a la Seguridad Social de los alumnos en prácticas, establecida desde el 1 de enero de 2024.
Los aspectos clave de la cotización de los alumnos en prácticas son:
- Obligación de cotizar: La cotización es obligatoria para todos los alumnos en prácticas, tanto si las prácticas son remuneradas como si no.
- Base de cotización: La base de cotización se determina en función del importe del Indicador Público de Rentas de Efectos Múltiples (IPREM).
- Cuantías de las cotizaciones: Las cotizaciones se reparten entre la empresa y el estudiante. La empresa asume la cotización por contingencias comunes y profesionales, mientras que el estudiante asume la cotización por contingencias de enfermedad y otras contingencias profesionales.
- Beneficios de la cotización: Los alumnos en prácticas que coticen a la Seguridad Social tendrán derecho a las mismas prestaciones que el resto de los trabajadores, como la prestación por desempleo, la prestación por incapacidad temporal, la jubilación y la asistencia sanitaria.
Otras medidas relacionadas con la formación práctica:
- Regulación de los contratos formativos: El Real Decreto-ley no modifica la regulación de los contratos formativos, que se establece en el Estatuto de los Trabajadores y en la normativa específica de cada tipo de contrato. Esto no quiere decir que la relación de los estudiantes en prácticas no laborales con la empresa pase a ser laboral, o que estos se consideren trabajadores por cuenta ajena según el Estatuto de los Trabajadores, sino que se asimilarán a ellos a efectos de cotización.
- Fomento de la formación práctica: El Gobierno se compromete a fomentar la formación práctica como una herramienta para mejorar la empleabilidad de los jóvenes.
En este aspecto, el Boletín del Sistema RED 9/2023 de 6 de julio recoge las principales novedades en materia de Seguridad Social a partir del 1 de septiembre de 2023, entre las que destacan:
- Nuevas cotizaciones para contratos formativos en alternancia: Se aplicarán las reglas de cotización de los contratos formativos en alternancia, establecidas en la Ley de Presupuestos Generales del Estado y en sus normas de desarrollo.
- Alta de alumnos en prácticas no remuneradas: A partir del 15 de diciembre, se podrá mecanizar el alta y baja de los alumnos en prácticas no remuneradas en el Sistema RED. Las principales características de las practicas no remuneradas son: Durabilidad que establezca el plan de estudios, sin remuneración alguna, Alta en seguridad social y cotización por contingencias comunes y profesionales, será necesaria la supervisión de un tutor y la entrega de un certificado a la finalización de las prácticas realizadas.
a3innuva nómina: La solución para la gestión de nóminas automatizadas en centros de formación
a3innuva Nómina es un software diseñado para calcular las nóminas y administrar la plantilla de tu centro formativo de manera eficaz.
El programa, que incorpora los datos salariales de más de 1.400 convenios profesionales, trabaja en la nube e incluye notificaciones automáticas para detectar cambios legislativos e informarte de los trabajadores de tu equipo afectados por ello.
A3innuva nomina está preparada para la cotización a la Seguridad Social de los trabajadores en prácticas desde el 1 de enero de 2024, incorporando las nuevas obligaciones de cotización establecidas en el Real Decreto-ley 2/2023, de 16 de marzo:
- Dar de alta a los alumnos en prácticas en el sistema de cotización de la Seguridad Social, indicando sus datos personales, la empresa en la que realizan las prácticas y la duración de estas.
- Calcular las bases de cotización automáticamente en función del IPREM.
- Generar los boletines de cotización de los alumnos en prácticas y enviarlos a la Seguridad Social de forma telemática.
- Gestionar las bajas de los alumnos cuando finalicen las prácticas.
Además de agilizar la elaboración las nóminas, con a3innuva Nómina podrás extraer informes personalizados, definir la estructura organizativa y los puestos de trabajo de tu negocio, o hacer la gestión de los FTE.
Otras funciones de este software de nóminas son:
- Control de vacaciones, absentismos y permisos de trabajadores.
- Visualización de días trabajados y días libres para organizar horarios y calendarios.
- Control del histórico de posiciones de trabajadores durante su trayectoria en la empresa.
- Envío de notificaciones a empleados.
- Exportación de datos en Excel.
- Descarga de fichas de gastos para empleados.
Todo lo que tienes que tener en cuenta sobre un programa de nóminas para tu centro de formación
¿Por qué es importante agilizar la gestión de nóminas en un centro de formación?
Los centros de formación se enfrentan en su día a día a labores que ocupan mucho tiempo, como organizar horarios, atender solicitudes de alumnos, formalizar matrículas o actualizar planes de estudio y recursos didácticos.
Agilizar algunas tareas repetitivas, como hacer y gestionar las nóminas, supone una reducción en la carga de trabajo de su personal administrativo, a la vez que evita retrasos y fallos.
¿Cómo puede la automatización mejorar la eficiencia en la gestión de nóminas en un centro de formación?
La automatización de las nóminas facilita establecer calendarios para que los empleados cobren su salario a tiempo.
También permite aplicar directamente todos los descuentos, impuestos o bonificaciones salariales de manera precisa y transparente.
Para tu plantilla esto supone una garantía de seguridad; para el centro formativo, implica cumplir con la legislación y tener un mayor control de sus recursos económicos.
¿Qué características debe tener un software de gestión de nóminas para centros de formación?
Además de las funciones básicas (cálculo de nóminas mensuales, pagas extras, atrasos, finiquitos, etc.) a3innuva Nómina cumple con muchos de los requisitos que pueden necesitar los centros de formación, como la elaboración de horarios o la consulta de disponibilidad de trabajadores.
Otra de sus ventajas es que los empleados pueden consultar sus nóminas o sus días de vacaciones a través del Portal del Empleado, algo indispensable para organizar clases y cursos.
¿Cuáles son los beneficios de la automatización en la gestión de nóminas para los centros de formación con a3innuva nómina?
El programa de nóminas para pymes a3innuva nómina aporta todas las ventajas de trabajar con un software pionero en el cálculo de nóminas, seguros sociales y administración de personal.
Modular y escalable, realiza copias de seguridad cada 24 horas (normativa ISO 27001 de Seguridad de la Información) y tiene una interfaz muy intuitiva que facilita la automatización de los procesos masivos de la gestión laboral (nóminas digitales, dietas, altas, bajas, IRPF, contratos, etc.).
¿Es posible integrar el software de gestión de nóminas con otros sistemas utilizados en el centro de formación?
Sí. Una de las múltiples ventajas de a3innuva nómina es su compatibilidad con otros programas de contabilidad y con herramientas de uso habitual como Excel, además cuenta con API Conectia que nos permitira integrar con otras aplicaciones del mercado (contabilidades, ERP´s, Control Horario, Cuadros de mando, etc.)
Su integración con soluciones a3BOELaboral y a3convenios también facilita el trabajo del usuario de la aplicación.
Para más información sobre cómo A3innuva nomina puede ayudarle a gestionar la cotización de los alumnos en prácticas, inscríbete en el siguiente webinar donde te mostraremos con detalle cómo hacerlo.
