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Realizar un seguimiento de las horas trabajadas y conservar los datos de forma eficiente es una prioridad para todas las empresas, pero especialmente para aquellas con más de 50 empleados que deben optimizar la gestión de sus recursos y llevar un registro detallado de nóminas, turnos y horas extras.
Digitalizar el registro de la jornada laboral es el primer paso para mejorar la productividad y la transparencia de las organizaciones.
¿El segundo? Seleccionar un software fácil de usar y seguro, adaptado a la legislación vigente.
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Ventajas de implementar un sistema de control horario digital
Implementar una solución digital adecuada no solo facilita la conformidad con la normativa laboral, sino que también proporciona datos más precisos, reduce el riesgo de errores humanos y permite generar informes de manera rápida y automatizada, optimizando así los procesos administrativos.
Un ejemplo de software que cumple con estos requisitos es Factorial para RRHH, una herramienta que ofrece soluciones integradas para la gestión eficiente del tiempo y recursos.
Sus beneficios se extienden a todo el organigrama de la empresa, siendo los más importantes:
✔️ Ahorro de tiempo y reducción de carga administrativa
El tiempo es uno de los activos más valiosos de las organizaciones.
Digitalizar el horario laboral permite a empleados y departamento de RR. HH. ahorrar tiempo, ya que no deben rellenar hojas de registro manualmente ni revisar o corregir entradas.
✔️ Datos en tiempo real para una mejor toma de decisiones
Monitorizar la entrada y salida de los empleados no sirve únicamente para registrar las horas trabajadas: también ofrece información fundamental para identificar ineficiencias, tomar decisiones, optimizar procesos y mejorar la productividad en tiempo real.
Además, los software para la gestión de la jornada laboral elaboran automáticamente informes con todos los datos recopilados.
✔️ Mayor transparencia y confianza con la plantilla
Las soluciones de fichaje avanzadas son sinónimo de transparencia y confianza en el entorno laboral.
De hecho, con los programas para registrar el horario empleados y empleadores tienen acceso a información fiable y objetiva, lo que reduce conflictos a nivel individual.
✔️ Eliminación de errores y fraudes en el fichaje
Un sistema digital de fichaje intuitivo y fácil permite, con un solo clic, registrar el inicio y el final de la jornada laboral o las pausas de todos los empleados.
Los datos se almacenan automáticamente (se evitan errores) y es posible conocer la ubicación desde donde se ficha para reducir el fraude.
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¿Por qué es especialmente útil para empresas con más de 50 empleados?
Para quienes lideran o gestionan empresas de más de 50 trabajadores, el control horario es imprescindible.
Sin embargo, los métodos tradicionales en papel, los relojes mecánicos o las tablas en Excel no responden, ni a las necesidades actuales de las organizaciones, ni a la normativa laboral, de ahí la urgencia de encontrar programas que permitan automatizar el registro de la jornada laboral, garantizar el cumplimiento legal y facilitar la gestión del tiempo de forma eficiente y sin errores.
⏰ Automatizar equipos grandes y turnos múltiples
En empresas con decenas de empleados, planificar a mano horarios y turnos es una tarea compleja y propensa a los errores.
Un software de control horario permite asignar turnos rotativos o gestionar incidencias de forma eficiente.
🏢 Controlar de manera centralizada diferentes centros o sedes
Cuando una empresa opera en múltiples ubicaciones, necesita herramientas para homogeneizar los registros y centralizar los datos en una misma plataforma.
Esta es la única forma de supervisar el cumplimiento horario y trabajar de forma coordinada.
🔍 Facilitar auditorías internas y externas
Tener acceso, en cualquier momento, a un historial claro y actualizado de los fichajes es clave para cumplir con las normativas laborales.
Es más: una de las principales ventajas de este tipo de software es la posibilidad de almacenar registros precisos y seguros, facilitando su consulta en inspecciones o auditorías.
Así se reduce el riesgo de sanciones y se demuestra el compromiso real de la empresa con la transparencia.
🚀 Escalar la solución sin aumentar el equipo de RR. HH.
A medida que una empresa crece, debe contar con herramientas que puedan escalar sin incrementar proporcionalmente sus gastos operativos.
Un buen software de control horario se adapta a nuevas contrataciones, apertura de filiales o cambios departamentales y organizativos de manera rápida y sin tener que hacer nuevas instalaciones.
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¿Cómo ayuda un software como Factorial a cumplir con la normativa?
Cumplir con la normativa laboral sobre el registro de jornada es obligatorio para todas las empresas, y un programa como Factorial facilita este proceso.
¿Quieres saber cómo?
🔵 Registro digital conforme a ley
En un entorno laboral en constante evolución, adelantarse a los cambios legales es una obligación y una oportunidad estratégica para las empresas que quieren ser competitivas.
🔵 Fichaje desde app, web o dispositivos físicos
Con Factorial, los empleados pueden registrar su jornada desde distintos canales (app móvil, navegador web o dispositivos físicos instalados en la oficina).
Esta flexibilidad facilita la adaptación del sistema a diferentes entornos de trabajo, incluyendo el teletrabajo o los modelos híbridos.
🔵 Integración con vacaciones, nómina y ausencias
Factorial es un programa integral, ideal para empresas que buscan una solución que combine el registro del control horario, con funciones como la elaboración de nóminas, la organización de vacaciones o la presentación de altas y bajas.
🔵 Informes descargables para inspecciones de trabajo
Gracias a Factorial, el equipo de RR. HH. puede acceder a reportes actualizados con un solo clic, lo que supone un ahorro de tiempo considerable.
La documentación generada por el programa, de fácil descarga, incluye toda la información que exige la Administración (horarios, horas extras, turnos, nóminas, etc.).
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¿Qué tener en cuenta al elegir un software de control horario?
En el mercado hay muchos software para fichar, pero no todos se adaptan a las necesidades de las empresas de más de 50 trabajadores como lo hace Factorial.
A continuación te damos algunos tips para que elijas el mejor programa de control horario digital:
➡︎ Facilidad de uso para empleados y responsables
Factorial tiene una interfaz intuitiva que simplifica el registro de jornada para los empleados y la gestión de datos para los responsables.
La adaptación al sistema es rápida, y la formación para usuarios es mínima.
➡︎ Seguridad de los datos y accesibilidad online
El software de fichaje Factorial almacena los datos en la nube siguiendo altos estándares de seguridad y cifrado.
La información está disponible para los autorizados en todo momento, garantizando su accesibilidad y el cumplimiento del RGPD.
➡︎ Soporte, actualizaciones y adaptación legal
Factorial se actualiza constantemente para adaptarse a los cambios normativos y evitar sanciones.
Además, su equipo de soporte está disponible para resolver dudas y asegurar que el sistema se mantiene siempre alineado con la legislación.
Preguntas frecuentes sobre los beneficios del control horario digital
¿Es obligatorio fichar digitalmente?
La nueva normativa laboral que entrará en vigor entre finales de 2025 y principios de 2026 establece que todas las empresas deben implantar un sistema de fichaje digital, eliminando soluciones manuales como registros en papel o tablas Excel.
El sistema debe ser accesible en tiempo real para empleados, representantes sindicales e Inspección de Trabajo, garantizando trazabilidad y protección frente a manipulaciones
Para las empresas de más de 50 trabajadores, el control de horario digital es una herramienta estratégica que ahorra tiempo, optimiza la producción y evita sanciones.
Para los empleados, es una garantía de transparencia que facilita el derecho a la desconexión digital.
¿Puedo registrar las horas si tengo teletrabajo?
Sí. De hecho, contar con un programa que permita fichar desde diferentes dispositivos (app, tablet, ordenador, etc.) garantiza la operatividad de los equipos de trabajo deslocalizados y reduce el fraude a la hora de realizar fichajes a distancia.
¿Qué herramientas son válidas para Inspección de Trabajo?
La Administración exige que el sistema de fichaje de las empresas sea fiable, accesible, inalterable y que conserve los datos durante un mínimo de cuatro años.
Herramientas como Factorial cumplen con estos requisitos y permiten obtener informes exportables con toda la información exigida por Inspección de Trabajo.
¿Cómo explico el cambio al equipo?
La transformación digital exige cambios que afectan a todos los procesos de la empresa, y el control horario no es una excepción.
La clave está en explicar a tu equipo los beneficios de implementar un software para este fin, como el ahorro de tiempo, la mayor transparencia o la facilidad de uso.
Además, Factorial tiene la ventaja de ser una plataforma intuitiva con la que se puede fichar incluso desde el móvil.
La transición al uso de este sistema suele ser fluida, sobre todo si se enfoca como una mejora ventajosa para todos.
¿Cuánto tiempo se tarda en implantar el sistema?
La implementación de Factorial es rápida porque no requiere instalaciones de software complejas y el soporte técnico supervisa todo el proceso.
En unos días pueden configurarse funciones básicas como turnos o registro de salida y entrada.
