La digitalización de documentos y el intercambio de información son elementos esenciales para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Si bien los documentos en papel pueden ser útiles en algunos casos, la mayoría de las empresas están adoptando la digitalización de documentos para facilitar la gestión de los mismos y hacerlos accesibles a sus clientes.
Sí aún no tienes implantada la digitalización de documentos en tu empresa y te lo estás planteando, te dejamos 6 beneficios que aportaría a tu empresa:
1. Ahorro de espacio físico y costes
La digitalización y el almacenamiento de documentos en una aplicación de gestión documental permiten ahorrar espacio físico en la oficina y, en consecuencia, reducir costes. Al no necesitar tanto espacio de almacenamiento físico, se pueden reducir todos aquellos costes asociados a la administración y el mantenimiento de los mismos. De alguna manera “eliminaremos” esa habitación o sala del “desastre” donde almacenamos todos aquellos papeles que nos ocupa un gran espacio físico.
2. Mayor eficiencia y productividad
La gestión documental permite una mayor eficiencia y productividad, ya que los documentos pueden ser encontrados de manera más rápida y sencilla. Debemos tener presente que contamos con una herramienta online, la cual nos permite acceder a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, también aumenta la eficiencia y la productividad al permitir crear flujos de trabajo (conocidos como workflows).
Gracias a esto obtendremos mayor agilidad y eficiencia al no tener que desplazarnos hacía la habitación o sala de almacenamiento de documentos, dar con el estante indicado, coger la carpeta correcta y dar con el documento deseado para volver a guardarlo en su sitio correspondiente.
3. Mayor seguridad
Proporciona un nivel adicional de seguridad para los documentos, lo que es especialmente importante para los documentos confidenciales o sensibles. Las aplicaciones de gestión documental suelen contar con herramientas de seguridad como permisos de acceso y registros de actividad para garantizar que los documentos estén protegidos.
Incluso algunas herramientas velan por el rastro de accesos y manipulaciones de los documentos, algunos cuentan con auditorias de movimientos, por lo que nos ofrece una mayor trazabilidad de la información.
4. Colaboración en tiempo real
Las aplicaciones de gestión documental permiten la colaboración en tiempo real, lo que es especialmente útil para equipos que trabajan juntos en un proyecto. Al permitir que varias personas trabajen en un documento simultáneamente, se pueden reducir los tiempos de espera y aumentar la productividad.
5. Mejor organización y gestión de documentos
Conseguirás mejorar la organización y gestión de los documentos. Al contar con herramientas de búsqueda y organización muy potentes y efectivas, como atributos que asignamos a los documentos, para permitirnos encontrar los documentos necesarios de manera más rápida y sencilla. Además, la capacidad de etiquetar y categorizar documentos también ayuda a mantenerlos organizados y accesibles.
6. Cumplimiento normativo y legal
Podrás garantizar el cumplimiento de las normas y regulaciones legales. Al contar con una herramienta que registre y documente el manejo de documentos, se pueden cumplir con los requisitos legales y reducir el riesgo de multas y sanciones.
Debemos de tener presente que muchas veces, contamos con ciertos documentos “sensibles” que deben ser enviados de una forma mucho más segura que un simple correo electrónico y que nos garantice el cifrado del mismo, es por ello que, con un gestor documental, podremos garantizar la trazabilidad del documento, cumpliendo con la mejor seguridad en ese punto a punto del envío de información.
Para concluir, implantar una aplicación de gestión documental en una empresa tiene muchos beneficios, que van desde el ahorro de espacio y costos hasta la mejora en la eficiencia y la productividad. Además, una aplicación de gestión documental puede ayudar a mejorar la seguridad, la organización y la gestión de documentos, y garantizar el cumplimiento de las normas y regulaciones legales. Si estás buscando una solución de gestión documental, es importante que encuentres una que se adapte a las necesidades específicas de tu empresa.
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