Los ERP (siglas de Enterprise Resource Planning) son herramientas que permiten gestionar de manera centralizada todos los procesos de una organización.
Implementar este tipo de sistemas en las pequeñas empresas es cada vez más habitual, ya que los beneficios del ERP para pymes incluyen la optimización de recursos, el ahorro de costes o la toma de decisiones estratégicas basadas en el análisis de datos globales y objetivos.
¿Qué beneficios tienen los sistemas ERP en las pymes?
Integrar un ERP como software gestión para pymes es la mejor forma de planificar sus recursos y operar en todo el negocio, dando soporte a la automatización en procesos relacionados con las finanzas, los recursos humanos, la cadena de suministro, los servicios, la logística, almacenaje, etc.
Entre sus beneficios en el día a día de las empresas, destacamos:
Centralización de la base de datos
Una de las grandes ventajas del ERP para pymes es la posibilidad de alinear y gestionar todos los procesos desde una misma plataforma, compartiendo datos y centralizando las operaciones.
Administración de recursos
Implementar un ERP en una pyme es sinónimo de eficiencia: optimizar y coordinar los distintos flujos y procesos desde un mismo espacio facilita la gestión de recursos (materiales y humanos), productos y servicios.
Reducción de riesgos
Contar con un ERP maximiza la visibilidad y el control del negocio de manera global, garantizando el cumplimiento de normativas y regulaciones vigentes, y previniendo riesgos con antelación.
Mayor control y trazabilidad
Seguir los procesos de la empresa en tiempo real facilita la comunicación interna dentro de la organización y aporta fluidez en la toma de decisiones estratégicas.
Mayor competitividad
La gestión optimizada de procesos, junto con la centralización de información, datos y documentos, agiliza los tiempos y mejora el uso de los recursos. Esto repercute directamente en la calidad de los servicios, pero también en las finanzas de la empresa y, en última instancia, en su competitividad.
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Cómo el ERP beneficia a las pequeñas y medianas empresas (Pymes)
Las medianas y pequeñas empresas tienen necesidades concretas, y los ERP suponen un salto de calidad en su actividad diaria.
Los ERP para pymes son clave en la transformación digital de los pequeños negocios.
Además, minimizan el tiempo utilizado en tareas de gestión cotidianas, evitando así la temida «duplicación» de trabajo y el tiempo invertido en ella.
Otro de los puntos fuertes de los ERP en las pymes es la reducción de errores en la gestión de datos gracias a la integración y automatización de la información en todos los procesos, desde la facturación a las ventas, pasando por el stock del almacén o las nóminas de los empleados.
Nunca integrar todas las áreas de un negocio en una misma herramienta fue tan fácil.
Por último, este tipo de software de gestión es fácil de utilizar y muy flexible: al integrar diferentes módulos, pueden personalizarse para cubrir las necesidades de cada negocio, independientemente de su sector o tamaño.
Ventajas del ERP en Pymes
Estas son algunas de las ventajas de un ERP para tu pyme:
- Mayor productividad gracias a la automatización de tareas.
- Posibilidad de obtener informes actualizados en tiempo real.
- Mayor accesibilidad de la información gracias a la gestión de datos en la nube, que permite realizar consultas en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Control detallado de los costes de cada proceso.
- Reducción de tareas repetitivas y minimización de errores humanos.
- Optimización de recursos.
- Mejora de la toma de decisiones de la organización desde una perspectiva global.
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Pasos clave para la integración exitosa de un sistema ERP en una Pyme
Implementar un ERP en una pyme tiene muchos beneficios y además, permiten a las pequeñas empresas crecer de forma sostenida a la vez que modernizan sus procesos.
Sin embargo, las ventajas de un ERP pueden variar mucho en función de cómo se implemente el sistema dentro de la empresa.
Los pasos a seguir para integrar con éxito este tipo de software de gestión en las pymes son:
- Planificación del procedimiento. Consiste en planificar cuidadosamente la transición desde el antiguo sistema al nuevo sistema de gestión, implicando a todos los miembros de la empresa y estableciendo métricas e indicadores para medir resultados.
- Definición de los requisitos específicos del negocio. Cada pyme es un mundo, y sus necesidades también pueden variar mucho. Por eso, antes de elegir un ERP, hay que estudiar con detalle el sector de negocio y su funcionamiento. Nuestra recomendación es dejarse asesorar por profesionales.
- Establecer tiempos de adaptación. El proceso de implementación de un ERP en una pyme no es inmediato: debe seguir una línea de tiempo en la que se marquen diferentes hitos. Esto es clave para valorar las mejoras conseguidas con la nueva solución digital
- Parametrización. O lo que es lo mismo, adaptar el software a los requerimientos de la empresa. Una vez probado el sistema, se modifican y extienden las funcionalidades necesarias y se eliminan posibles errores. Esta «puesta a punto» es fundamental.
- Formación del equipo. Cuando integramos un ERP en una pyme, es importante que todos los empleados conozcan la herramienta, se sientan seguros utilizándola y puedan hacer un uso eficiente de la misma.
- Auditoría. Realizar una auditoría permite verificar las mejoras previstas en cuanto a optimización de procesos, automatización y eficiencia gracias al ERP.
Software de Gestión Empresarial para Pymes: características esenciales
¿Necesitas un ERP para tu empresa?
Estas son las características esenciales que debe tener todo software de gestión para pymes:
- Adaptabilidad. Los ERP deben ser escalables y adaptables para evolucionar según las necesidades de tu empresa en cada momento.
- Centralidad. Un ERP tiene que unificar la información en una base única de datos que puede ser consultada o enriquecida desde todas las áreas.
- Confiabilidad. Este tipo de sistemas tiene que transmitir a tu equipo seguridad. Además, debe establecer mecanismos para proteger todos tus datos y que puedas recuperarlos ante un fallo eventual.
- Eficiencia. Los ERP deben ser eficientes y ágiles para garantizar un rendimiento óptimo. No podemos olvidar que uno de sus objetivos es el ahorro de tiempo en tareas diarias.
- Usabilidad. El sistema ERP elegido para tu pyme debe resultarte intuitivo y amigable en todo tipo de operaciones.
Te contamos las 5 razones para confiar en tu software de gestión ERP.
En resumen: Todo lo que debes tener en cuenta a la hora de implementar un ERP en tu empresa
¿Qué es un sistema ERP y por qué es relevante para las Pymes?
Básicamente, un ERP es un software de gestión que centraliza toda la información, optimizando los procesos y mejorando la productividad de un negocio.
Para las pymes, contar con este tipo de herramienta supone dar un paso de gigante hacia la transformación digital, algo clave para mantener la competitividad en el mercado actual.
¿Es complicado implementar un ERP en una Pyme?
No. El proceso es bastante sencillo, aunque los miembros de la organización deben familiarizarse con el sistema para aprender sus funcionalidades y adaptarlas a su trabajo.
Normalmente, este tipo de programas son muy intuitivos y compatibles con herramientas de uso habitual (office, adobe, etc.).
¿Cómo seleccionar el software de ERP adecuado para las necesidades específicas de mi Pyme?
Un ERP debe adaptarse a las necesidades de cada empresa.
Por suerte, este tipo de software son modulables y escalables, lo que facilita la elección de funciones dependiendo de cada tipo de negocio.
Si no sabes cuál es el ERP que debes elegir, lo mejor es asesorarte por profesionales que te ayuden a valorar todas las opciones y sus beneficios.
¿Cuánto tiempo lleva ver resultados tangibles después de implementar un ERP?
Implementar un ERP con éxito lleva su proceso.
Sin embargo, los resultados positivos pueden medirse prácticamente desde el primer día, lo que motiva al equipo y hace que la adaptación sea mucho más rápida.
¿Cómo afecta el ERP a la productividad y eficiencia del equipo?
El ERP puede tener un impacto muy positivo en el equipo humano de tu negocio.
Además de agilizar labores diarias y evitar trabajos duplicados, este tipo de herramienta hace que la comunicación entre departamentos y trabajadores sea más fluida, lo que se traduce en una mayor eficiencia.
