Verifactu ya no es un horizonte difuso: es una obligación y un cambio operativo que impacta de lleno en autónomos, pymes y en las propias asesorías que gestionan su facturación, contabilidad y fiscalidad. Si diriges un despacho profesional, probablemente convives con una realidad dual: clientes que ya se han adaptado, y otros que siguen posponiendo el cambio. El problema es que esa inacción no solo expone al cliente a sanciones y ajustes: también eleva el riesgo y el coste operativo de tu despacho.
A partir del 1 de enero de 2026 para sociedades y del 1 de julio de 2026 para personas físicas, todas las facturas deberán registrarse en el sistema. El reto no está solo en cumplir la normativa, sino en gestionar a los clientes que aún no han dado el paso.
En la práctica, las asesorías conviven con tres perfiles de clientes:
- Exentos
Aquellos incluidos en el Suministro Inmediato de Información (SII), en regímenes especiales del IVA o situaciones en las que no exista obligación de facturar. - Preparados
Clientes que ya disponen de software de facturación actualizado y compatible con Verifactu. - No preparados
Empresas o autónomos que todavía emiten facturas en Excel, Word o papel, o que utilizan programas desactualizados que no cumplen la normativa. Este grupo es el que más riesgos supone, ya que sus facturas pueden perder deducibilidad y generar sanciones, además de incrementar la carga operativa y los costes para la asesoría.
En este artículo encontrarás una guía práctica, pensada por y para asesorías, con el objetivo de reducir fricciones, acelerar la compatibilidad con Verifactu y blindar la rentabilidad del despacho. Además, verás cómo Softwariza3 —Premium Partner de Wolters Kluwer— te acompaña con software compatible y metodología para que la transición sea ordenada, rápida y medible.
Por qué Verifactu es un asunto estratégico para tu despacho (no solo legal para tu cliente)
La narrativa común sobre Verifactu suele centrarse en el riesgo del cliente final (multas, deducibilidad, inspecciones). Pero desde la óptica de la asesoría, hay cuatro impactos críticos:
- Riesgo regulatorio indirecto
Cuando un cliente no cumple, crece la probabilidad de requerimientos y comprobaciones. Eso se traduce en tiempo extra de tu equipo, picos de trabajo y mayor tensión operativa. - Coste interno y roturas de proceso
La heterogeneidad (clientes “con Verifactu” vs. “sin Verifactu”) obliga a mantener dobles circuitos, a repetir tareas manuales y a improvisar soluciones temporales. Todo ello erosiona márgenes y SLA. - Riesgo reputacional y de cartera
Los clientes más exigentes valoran que su asesoría les anticipa cambios normativos y les evita sanciones. Si no actúas, corres el riesgo de perder confianza (y clientes) frente a despachos que sí lideran la transición. - Oportunidad perdida de estandarización y escalabilidad
La adaptación a Verifactu es el pretexto perfecto para homogeneizar herramientas, flujos y reporting. Si no lo haces ahora, es probable que los costes ocultos sigan creciendo.
¿Quién debe cumplir? Recordatorio práctico para tu discurso con clientes
- Autónomos y profesionales que emiten facturas.
- Pymes de cualquier sector y tamaño que facturan a terceros.
- Asesorías y despachos que gestionan la facturación/contabilidad de clientes.
Mensaje clave para tu cartera: si emites facturas, debes hacerlo con un sistema compatible con Verifactu. No es opcional ni postergable.
Consecuencias para tus clientes… y efectos colaterales para tu despacho
1) Sanciones y presión financiera
Las multas económicas por incumplimiento pueden ser muy relevantes, con importes que pueden alcanzar decenas de miles de euros según el volumen, reincidencia o negligencia. Para el despacho, esto implica más urgencias, alegaciones y gestión reactiva.
2) Deducibilidad e IVA en riesgo
Si una factura no cumple, puede cuestionarse su validez a efectos fiscales. El cliente pierde deducciones y se expone a ajustes. Para ti: papeleo adicional, más conciliaciones y explicaciones en fase de inspección.
3) Pérdida de competitividad (y freno comercial)
Proveedores y grandes clientes exigirán trabajar con sistemas conformes. Los rezagados quedan fuera de licitaciones, acuerdos y cadenas de suministro. Tu despacho será quien tenga que remontar la situación a contrarreloj.
4) Mayor probabilidad de inspecciones
No adaptarse suele ser un indicador de riesgo. ¿Consecuencia? Más cartas, más requerimientos… más tiempo no facturable dentro de la asesoría.
5) Erosión de la confianza
El mercado percibe a las empresas “fuera de norma” como riesgosas. La asesoría que no lidera la adaptación pierde autoridad consultiva.
De problema a palanca de valor: cómo convertir Verifactu en ventaja para tu despacho
Verifactu te brinda la oportunidad de ordenar procesos, digitalizar y escalar. Estas son las ventajas que puedes comunicar (y capturar internamente):
- Digitalización real: menos papel, menos errores, más trazabilidad.
- Ahorro operativo: automatizaciones que quitan tareas repetitivas a tu equipo.
- Seguridad jurídica: facturación alineada con los requisitos de la AEAT.
- Datos fiables en tiempo y forma, claves para cierres, modelos y reporting.
- Mejor experiencia de cliente: el despacho guía, previene sanciones y agrega valor.
Metodología para asesorías: plan en 6 pasos para migrar a tus clientes
Objetivo: acelerar la adopción, minimizar fricciones y proteger márgenes.
1) Auditoría de compatibilidad (rápida y con prioridades)
- Clasifica tu cartera por riesgo (volumen de facturas, impacto fiscal, urgencias).
- Identifica herramientas actuales y brechas de compatibilidad.
- Define colectivos piloto (clientes más ordenados y/o críticos por facturación).
- Beneficio para clientes a3eco: si eres usuario de a3eco, dispones de una herramienta que genera un listado completo de tu cartera, permitiéndote proponer soluciones personalizadas de manera rápida y efectiva.
2) Propuesta de transición por segmentos
- Calendario por oleadas: Piloto → Prioridad Alta → Media → Baja.
- Ofertas paquetizadas de implantación + formación por tamaño/sector.
En la mayoría de los casos, A3facturago cubre el 90% de las necesidades de los clientes. Wolters Kluwer complementa esta solución con formaciones online dirigidas tanto a usuarios del despacho como a los propios clientes. Se trata de cursos de una hora de duración, en los que se explica de manera sencilla el funcionamiento de la herramienta y se resuelven dudas en directo. Su coste es de 9,95 €/mes, con la posibilidad de añadir servicios adicionales como formación específica o acompañamiento.
Pero las asesorías no pueden seguir posponiendo esta implantación. La mejor opción para homogeneizar a los clientes es implantar A3factura cuanto antes. Eso sí, todos los implicados deben estar formados: tanto los clientes como el equipo del despacho. La razón es sencilla: cuando un cliente tenga dudas, acudirá primero a la asesoría, y será allí donde deba resolverse el problema. Retrasar la transición hasta enero, con la carga habitual de trabajo de ese mes, convertiría el proceso en algo prácticamente inviable.
La planificación inmediata debe seguir esta hoja de ruta:
– Octubre: mientras se gestionan impuestos, los clientes comienzan su formación.
– Noviembre: activación de Verifactu para que los clientes emitan sus facturas desde la herramienta, con opción de borrador para aquellas que no se quieran subir todavía a contabilidad.
– Diciembre: mes de afianzamiento del proceso, resolviendo incidencias y reforzando el uso correcto.
– Enero: el sistema debe funcionar a pleno rendimiento y sin fricciones.
- Política de responsabilidades: qué pone el cliente y qué cubre el despacho.
3) Estandarización de herramientas
- Selecciona un stack compatible con Verifactu (ver apartado de soluciones).
- Unifica criterios: nomenclaturas, catálogos, series, controles de calidad.
- Define plantillas, checklists y KPIs de adopción.
4) Formación y playbooks
- Píldoras formativas por rol (cliente emisor, administrativo, responsable financiero).
- Guías de arranque en 30 minutos y resolución de incidencias.
- Repositorio con FAQs y vídeos cortos.
5) Gobernanza y soporte
- Un equipo interno Verifactu como PMO del cambio.
- Soporte escalonado: el cliente llamará al despacho y en caso de no tener la solución nos llamará a soporte, pero el cliente en ningún caso llamará a soporte de Softwariza3.
- Rituales quincenales de seguimiento con métricas (porcentaje de clientes activos, errores por mil facturas, tiempo medio de implantación, etc.).
6) Comunicación y hard deadlines
- Campaña por email y WhatsApp con mensajes claros: qué cambia y cuándo. Os Ofrecemos desde Softwariza3 unas plantillas con información sobre verifactu que os ayudarán a vuestros comunicados.
- Beneficios tangibles: deducibilidad segura, acceso a cadenas/licitaciones, menos errores.
- Fechas límite internas (oleadas) y ventanas de migración por sector.
Software compatible y automatización: cómo te ayuda Softwariza3
Como Premium Partner de Wolters Kluwer, en Softwariza3 desplegamos soluciones y servicios específicamente orientados a asesorías y sus carteras:
- a3asesor ges: software de facturación para asesorías, ideal para despachos que no cuentan con Verifactu, permitiendo gestionar facturas, albaranes y clientes de forma sencilla, rápida y eficiente
- a3factura go: solución en la nube para pequeñas empresas, permite emitir facturas de forma rápida y segura; el 90% de los clientes pequeños encuentran en este programa todo lo que necesitan.
- A3factura pro: incluye todas las funciones de a3factura go y además permite control de stock y generación de albaranes, ideal para empresas que necesitan gestión avanzada de inventario en la nube.
- A3innuva ERP: integra facturación, contabilidad y módulos opcionales de stock y albaranes; solución escalable en la nube para empresas que buscan un ERP completo y flexible.
- a3ERP: aplicación avanzada para empresas o autónomos que necesitan control de lotes, números de serie e informes personalizados. No es en la nube y está diseñada para máxima personalización y gestión profesional.
- TPV: sistema de Terminal Punto de Venta para clientes que necesitan emitir tickets o facturas simplificadas e imprimirlas directamente en impresoras de tickets.
- a3Pilot (desarrollo propio Softwariza3): automatiza tareas repetitivas para asesorías, reduciendo tiempos y errores en cargas, sincronizaciones y procesos masivos. Perfecto para absorber el pico operativo de la transición a Verifactu.
Enlaces útiles:
Valor diferencial Softwariza3
- Diagnóstico de compatibilidad por tipología de cliente.
- Plan de implantación por oleadas y con PMO de proyecto.
- Formación a medida por perfiles (cliente y despacho).
- Automatizaciones con a3Pilot para acelerar migraciones.
- Soporte cercano y runbooks para incidencias recurrentes.
Mensajes que tu despacho puede (y debe) comunicar a clientes
- “No es solo cumplir: es proteger tu tesorería.”
Cumplir Verifactu evita pérdida de deducciones, ajustes e inspecciones. - “Ganarás tiempo y control.”
Facturación estandarizada, datos fiables, cierres más rápidos. - “Te lo ponemos fácil.”
Implantación guiada, formación breve, soporte escalonado. - “Hay fecha y orden.”
Ventanas de migración por oleadas para que todo salga a la primera.
Checklist express para asesores: ¿está tu cliente listo?
- Tiene software compatible con Verifactu (o plan inmediato para adoptarlo).
- Dispone de usuarios y permisos correctamente configurados.
- Series de facturación, plantillas y catálogos
- Prueba de emisión (y recepción, si aplica) realizada con éxito.
- Procedimiento de contingencias documentado (qué hacer si falla).
- KPIs definidos: tiempo de emisión, errores por mil, % de clientes activos.
Preguntas frecuentes rápidas para tus clientes (y respuestas tipo)
¿Puedo seguir emitiendo como hasta ahora y ya veremos?
No es recomendable. Retrasar la adaptación aumenta el riesgo y el coste. Además, puede afectar a tu deducibilidad y a tu relación con clientes y proveedores.
¿Es un cambio caro y complejo?
Con herramientas compatibles y una metodología por oleadas, la implantación es rápida y con impacto positivo en tiempo y errores.
¿Qué gano yo, más allá de evitar sanciones?
Ahorro operativo, datos confiables y mejor acceso a oportunidades (clientes exigentes, licitaciones, cadenas de suministro).
Conclusión: lidera la transición, protege márgenes y mejora la experiencia de cliente
No esperar a que los clientes “se animen” es, en sí mismo, una decisión estratégica del despacho. Verifactu es la palanca perfecta para ordenar, automatizar y escalar. Con Softwariza3 a tu lado, puedes transformar un requerimiento normativo en una ventaja competitiva:
- Menos riesgo y más control.
- Procesos estandarizados y equipo liberado de tareas repetitivas.
- Clientes satisfechos que perciben valor consultivo real.
¿Siguiente paso? Solicita una auditoría de compatibilidad y un plan por oleadas para tu cartera.
👉 Pide tu demo y plan de transición
