Si has llegado hasta este artículo, probablemente estés pensando en instalar un sistema de videovigilancia en tu empresa, a lo mejor porque quieres preservar su seguridad, o tal vez porque te preocupa controlar si tus trabajadores cumplen con sus obligaciones. Sea ésta o cualquier otra razón la que te haya traído hasta aquí, debes saber que el empleo de estos dispositivos, supone la captación o grabación de imágenes que permiten la identificación de personas, y por tanto, se ve afectado por la normativa de protección de datos (RGPD y LOPDGDD), debiendo cumplir una serie de pautas:
Informa. Siempre informa.
Si lo que pretendes es preservar la seguridad de tus instalaciones, has de colocar carteles suficientemente visibles y accesibles a cualquier usuario en todos los accesos videovigilados (artículos 12 RGPD y 22 LOPDGDD), en los que se indique de forma clara la existencia del tratamiento, la identidad del responsable y la posibilidad de ejercicio de los derechos previstos en los artículos 15 a 22 RGPD. La mala colocación o la inexistencia de estos carteles es razón no poco frecuente de sanciones.
Un buen ejemplo de ello es el procedimiento sancionador PS-00586-2021, en el que el dueño de un establecimiento fue multado con 1.000 € por no disponer de un cartel informativo suficientemente visible del sistema de videovigilancia instalado. Has de facilitar, asimismo, a los interesados que lo soliciten, la información adicional y detallada que prevén el RGPD y la LOPDGDD.
Si además pretendes usar las cámaras para controlar laboralmente a tus trabajadores, deberás informar siempre con carácter previo y de forma clara, concisa y fehaciente a la representación legal de los mismos, de existir ésta, y posteriormente, de manera individualizada a cada uno de ellos, advirtiéndoles de las consecuencias disciplinarias a las que podrían enfrentarse de detectarse algún incumplimiento laboral por su parte (artículo 89 LOPDGDD).
Hay que tener en cuenta, asimismo, que en el supuesto de que se haya captado la comisión flagrante de un acto ilícito por los trabajadores, se entenderá excepcionalmente cumplido el deber de informar con la colocación del distintivo informativo del artículo 22.4 LOPDGDD (los carteles que señalábamos en el párrafo anterior)…
¡Pero cuidado! Sobre este tema hay jurisprudencia reciente que nos debe poner en alerta, véanse sentencias: STEDH López Ribalda II, de 17-10-2019, STS 3160/2022 y STC 119/2022. Estas tres resoluciones, cada una con sus matices que no valoraremos aquí, tienen algo en común, y es que reconocen la validez en el orden jurisdiccional laboral, a efectos de despido, de pruebas que han sido recogidas mediante sistemas de videovigilancia sin haber informado previamente a los trabajadores (y a sus representantes legales, en su caso) de la finalidad de controlarlos durante el desempeño de sus cometidos laborales, bajo la premisa de que existen sospechas fundadas de que han cometido un ilícito.
No obstante, hay un importante “pero”: ¡todas ellas dejan la puerta abierta a una posible sanción por parte de la AEPD por infracción del deber de informar en materia de protección de datos! Esto, en la práctica, podría traducirse en que los cuatro euros que te ahorres consiguiendo un despido procedente en el orden laboral, se los lleve la AEPD por otro lado. De ahí la importancia de informar adecuadamente.
¿Dónde coloco las cámaras?
Debes limitar las cámaras al ámbito privativo de tu entidad (interior de las instalaciones, puertas de acceso o cierre), no pudiendo, por tanto, obtener imágenes desproporcionadas de espacios públicos o espacios privativos de terceros sin causa justificada, es decir, “sin que resulte imprescindible para su fin o sin que resulte imposible evitarlo por razón de su ubicación”. Una opción para no incumplir la normativa en aquellos supuestos en los que las imágenes capten parcialmente espacio público o espacio privativo de terceros, podría consistir en utilizar “máscaras de privacidad”, ya que éstas permiten bloquear o enmascarar determinadas áreas de la escena frente a la visualización o grabación.
De no aplicar esta o ninguna otra medida, tu empresa correría un riesgo real de sanción, para muestra un botón: procedimiento sancionador PS-00451-2021, en el que un particular fue multado con 1.500 € por colocar una cámara en un mástil sobresaliente del tejado de su edificio, la cual grababa vía pública.
Otra consideración a tener en cuenta, es que se debe evitar la ubicación de las cámaras en espacios que afecten la intimidad de personas y en los que su uso sería desproporcionado, como es el caso de vestuarios, servicios, taquillas, zonas de descanso de trabajadores, etc. La grabación o captación de imágenes en dichos espacios está terminantemente prohibida, y la AEPD lo sabe, y a tal efecto actúa, como bien atestigua el procedimiento sancionador PS-00337-2021, en el que multó con 10.000€ a una cadena de supermercados por ubicar cámaras en zonas reservadas a los trabajadores.
También está prohibida la grabación de sonidos, permitiéndose ésta únicamente cuando resulten relevantes los riesgos para la seguridad en el centro de trabajo, y respetando siempre los principios de proporcionalidad e intervención mínima. En este sentido, es interesante señalar el reciente procedimiento sancionador PS-00188-2022, en el que la AEPD multó con 6.000 € a una empresa por la grabación de una conversación de una empleada con una clienta, utilizando la misma para despedirla. A pesar de que se había llegado a un acuerdo sobre el despido en conciliación, la empleada denunció ante la AEPD, derivando esta denuncia en la mencionada sanción.
¿Dónde guardo las imágenes?, ¿Quién puede acceder a las mismas?
El soporte en el que guardes las imágenes debe ser custodiado en un lugar vigilado o de acceso restringido a personal autorizado, limitando su acceso mediante llave o la utilización de un armario específico (RACK).
A las imágenes almacenadas solamente podrá acceder el personal expresamente autorizado por la entidad, mediante el empleo de aplicaciones que permitan su identificación unívoca insertando su código de usuario y contraseña. No obstante, las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado pueden en ocasiones requerir las imágenes a la empresa en el marco de actuaciones judiciales o policiales.
¿Y qué hay de los monitores de visualización de las imágenes?
Seguramente en más de una ocasión hayas entrado en algún establecimiento y te hayas percatado de la existencia de uno o varios monitores en los que puedes observar lo que pasa en las distintas partes del local. Pues bien, esto no está permitido. Los monitores de visualización de las imágenes deben ubicarse en lugares de acceso restringido a personal autorizado por la empresa.
Un proveedor externo ha instalado y se ocupa del mantenimiento del sistema de videovigilancia de mi empresa, ¿tiene esto alguna implicación?
En este caso, se deberá firmar un contrato de encargo con el proveedor, al objeto de garantizar que el tratamiento de los datos a los que pueda acceder por razón del servicio prestado, sea llevado a cabo con las debidas garantías de confidencialidad y seguridad, así como de acuerdo a las instrucciones facilitadas.
¿Puedo conservar las imágenes indefinidamente?
No. No puedes. Las imágenes deben suprimirse en el plazo de un mes desde su captación, salvo en el supuesto de que deban conservarse para acreditar la comisión de actos que atenten contra las personas, bienes e instalaciones, en cuyo caso deberán ser puestas a disposición de la autoridad competente en el plazo de 72 horas desde que se tuviera conocimiento de la grabación (art. 22.3 LOPDGDD).
En definitiva, la instalación de un sistema de videovigilancia no es algo que deba ser tomado a la ligera. Si tienes alguna duda sobre como adecuar el tuyo al cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD y así evitar sustos en forma de sanciones, desde el área de LegalTech de Softwariza3 disponemos de un equipo de consultores especializados en Derecho TIC con amplia experiencia en la prestación de servicios de adecuación a la normativa de protección de datos, tanto en el ámbito público como privado.
