Con la entrada en vigor de la nueva ley de control horario, todas las empresas, independientemente de su tamaño, sector o actividad, están obligadas a registrar de forma precisa las horas trabajadas por sus empleados.
El nuevo control horario afectará a todos los trabajadores en activo y a todos los tipos de contratos, y ofrece numerosas ventajas que pueden mejorar la eficiencia y productividad de tu negocio.
¿Qué es el control horario obligatorio y por qué es importante?
El control horario (también llamado registro laboral) es una herramienta fundamental en la gestión del capital humano de la empresa.
Básicamente, se trata de un sistema de fichaje para los empleados donde se registran horas de entrada y salida, pausas y descansos realizados durante la jornada laboral.
Además de cumplir con la legislación y evitar multas, el nuevo control horario obligatorio es importante para:
- Mejorar la productividad. Este tipo de herramientas de gestión laboral permiten identificar ineficiencias y optimiza la gestión del tiempo de los empleados.
- Fomentar la transparencia. Llevar un registro objetivo de las horas trabajadas genera mayor confianza entre empleados y empleadores.
- Simplificar la gestión de nóminas. Los software de control horario calculan con precisión las horas extras y los salarios.
- Proteger a los empleados. Con un registro de horas trabajadas, los empleados están más protegidos, ya que se respetarán sus turnos y descansos a lo largo de la jornada laboral.
→ ¡Descúbrelo! Una sentencia pone límites al formato papel para el registro de jornada laboral.
¿Qué establece la nueva ley de control horario?
Desde la entrada en vigor del Real Decreto Ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a llevar un registro de la entrada y salida de sus trabajadores.
A partir de 2025 el sistema sufre algunas modificaciones, siendo la más importante que el registro debe hacerse siempre a través de sistemas digitales.
La nueva ley también establece:
- Registrar toda la jornada laboral (hora de entrada, hora de salida y pausas).
- Almacenar los registros durante, al menos, 4 años.
- Proporcionar acceso a dicho registro a los empleados y a sus representantes, y a la Inspección de Trabajo.
- Garantizar el cumplimiento de la normativa del GDPR.
Obligatoriedad de fichar en el trabajo: ¿a quién afecta?
Actualmente, es obligatorio fichar en el trabajo siempre, independientemente de la antigüedad, puesto o tipo de contrato del trabajador, con las siguientes excepciones:
- Trabajadores que tienen pactado (por contrato) un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo.
- Relaciones laborales de carácter especial, lo que incluye:
- Directivos y personal de alta dirección.
- Servicio del hogar.
- Trabajadores penados en instituciones penitenciarias.
- Deportistas profesionales.
- Artistas y personal para el desarrollo de actividades artísticas.
- Trabajadores con discapacidad que desarrollan su labor en centros especiales de empleo.
- Menores en internamiento cumpliendo su responsabilidad penal.
- Abogados que prestan servicios en despachos de abogados, individuales o colectivos.
¿Desde cuándo es obligatorio el registro de jornada laboral?
El Estatuto de los Trabajadores recoge la obligación de realizar un registro diario y mensual de las jornadas parciales desde 2014.
El registro de las horas extras se estableció en 2017.
El control horario (sin las últimas novedades) entró el vigor en 2019, pero no fue hasta 2023 cuando se prohibió el fichaje biométrico y se abrió camino al registro del horario laboral de manera exclusivamente digital.
→ Conoce nuestro artículo sobre gestión de nóminas en centros de formación y la nueva normativa de prácticas no remuneradas.
Registro de horario obligatorio: ¿qué implica para las empresas y trabajadores?
Los beneficios del registro obligatorio de horarios para la empresa son:
- Ahorro de horas extras no justificadas.
- Optimización de los recursos.
- Mejor gestión del tiempo.
- Toma de decisiones basadas en datos objetivos.
- Mayor satisfacción de los empleados.
En el caso de los trabajadores, fichar en el trabajo supone:
- Conocer mejor su productividad.
- Controlar sus horas extra, sus días libres y sus permisos.
- Planificar la conciliación de la vida profesional y familiar.
Métodos y sistemas para cumplir con el registro de jornada laboral
La nueva ley de registro horario prohíbe el control de asistencia laboral con los siguientes métodos:
- Hojas de Excel o registros manuales.
- Sistemas no compatibles con la GDPR.
- Aplicaciones móviles sin verificación adecuada.
El uso de estos sistemas podrá suponer sanciones.
Sistemas de fichaje para empresas: opciones disponibles
A partir de 2025 se consideran sistemas de fichaje para empresas válidos:
- App de control horario
- Máquinas con sistemas RFID o QR
- Software de escritorio
- Enlaces web
El registro de papel o manual se considera insuficiente, ya que puede manipularse y no asegura el uso correcto del trabajador.
Respecto a los software de control horario como a3 gestión del tiempo, se consideran la mejor opción para el registro de horario digital, por ser una solución moderna y completa.
Otros sistemas de fichajes avanzados: app móvil y sistemas biométricos
Fichar en el trabajo con el móvil puede ser práctico, cómodo, flexible y asequible económicamente, aunque es necesario respetar la privacidad de los empleados y obtener su consentimiento antes de utilizar sus datos de ubicación.
De hecho, aunque la empresa tiene potestad para elegir el sistema de fichaje para empleados que considere más conveniente, no puede obligar a sus trabajadores a utilizar exclusivamente el fichaje móvil si este supone una restricción de derechos o una invasión de su privacidad.
Respecto a otros sistemas de control horario avanzados, como fichar con huella dactilar o usar sistemas de control de presencia, han causado controversia y fueron prohibidos en 2023.
Las empresas que instalaron un sistema de control de accesos / registro de la jornada laboral que usa huella dactilar o reconocimiento facial pueden anular el sistema biométrico y sustituir este tipo de identificación por otros mecanismos como un PIN (contraseña), una tarjeta RFID o un sistema NFC con el móvil.
Beneficios y desafíos del sistema de control horario
Implementar un sistema de control horario digital es beneficioso para las empresas, que pueden registrar esta información de manera automática y precisa, almacenarla en archivos unificados y compartirla de manera sencilla.
No es únicamente un requisito legal: también es una herramienta estratégica para el éxito de tu negocio porque ayuda a ahorrar tiempo y dinero, optimizar recursos y gestionar mejor el capital humano.
Sin embargo, los sistemas de control de la jornada laboral suponen algunos desafíos para PYMES y grandes empresas, entre ellos:
- Complejidad de la gestión horaria, especialmente en organizaciones con diferentes turnos, puestos de refuerzo u horarios especiales (fines de semana, festivos, nocturnidad, etc.).
- Dificultad para comunicar cambios o implementar programas en empresas con muchas áreas y departamentos.
- Problemas para integrar el software de control horario con otros sistemas de gestión.
- Elaboración de análisis e informes accesibles, con datos detallados, para la evaluación de patrones y áreas de mejora.
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Software y tecnología para el control horario
A la hora de elegir un sistema de control horario para tu empresa debes tener en cuenta:
- Su facilidad de uso.
- Su flexibilidad.
- Su seguridad.
- Su integración con tus programas de contabilidad, nóminas o recursos humanos.
- Su coste (inversión inicial + mantenimiento).
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Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada laboral obligatorio
¿Es obligatorio fichar la entrada y salida del trabajo?
Hoy en día es obligatorio fichar a entrar y al salir del trabajo a través de sistemas oficiales y reconocidos.
La norma se aplica a todos los trabajadores por cuenta ajena a tiempo parcial o a tiempo completo, con la única excepción de los trabajos «de carácter especial», como artistas, personal de servicio doméstico, deportistas profesionales o Directivos.
¿Qué dice la normativa sobre el registro diario de jornada?
La nueva normativa sobre el registro diario de la jornada laboral de los trabajadores hace especial hincapié en que debe ser automático y preciso para garantizar la transparencia y reducir errores o posibles manipulaciones.
Los datos deben ser accesibles en tiempo real tanto para los trabajadores interesados como para sus representantes o enlaces sindicales, y también para agilizar las inspección de trabajo.
Además, los registros estarán protegidos, se conservarán durante al menos cuatro años y, preferiblemente, se deberán elegir sistemas o software que permitan generar informes detallados sobre las horas trabajadas y horas extra.
¿Puedo usar un registro horario en papel en lugar de uno digital?
No. De hecho, la nueva ley de control horario señala explícitamente que el registro horario en papel no tiene validez y está totalmente prohibido.
Esta prohibición se extiende a otros métodos manuales.
¿Cuáles son los mejores sistemas de control horario para empresas?
Son aquellos que se adaptan a las necesidades de tu negocio y que te permiten cumplir con la legislación de manera segura y eficiente.
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¿Qué ocurre si no cumplo con la ley de control horario?
No cumplir con la ley puede suponer multas elevadas para las empresas.
Las sanciones oscilan entre los 751 € y los 187.000 € dependiendo de la gravedad (se consideran faltas leves los errores en el registro, faltas graves los registros falsificados e incompletos y faltas muy graves el fraude masivo o la reincidencia).
También podrán establecerse infracciones a los trabajadores de manera totalmente independiente a la empresa.
¿Cuándo entra en vigor el control horario en las empresas?
Aunque entró en vigor el 1 de enero de 2025, las empresas tienen un plazo de cinco o seis meses para la implementación de sistemas digitales, y es posible que este periodo adaptativo se alargue hasta 2026.
