El Régimen Especial Agrario o Sistema Especial Agrario (SEA) presenta unas particularidades muy importantes que afectan tanto a las nóminas como a las cotizaciones a la Seguridad Social.
Contar con un programa de nóminas específico para el sector agrario permite automatizar muchas de las tareas de gestión asociadas con esta área empresarial, y facilita un asesoramiento personalizado con todas las garantías.
El rol de la Tecnología en la Agricultura Moderna
Tecnología y agricultura forman un binomio estratégico fundamental para abordar los cambios que el sector primario debe abordar en los próximos años.
De hecho, la agricultura es uno de los sectores que más se ha beneficiado de los avances tecnológicos (mejora de semillas, riego o maquinaria) y de la digitalización a la hora de recoger y analizar datos (por ejemplo, en las explotaciones agrícolas y ganaderas) con el fin de obtener productos más rentables, competitivos, sostenibles y adaptados a las demandas de los clientes.
La digitalización abarca la optimización de diferentes áreas de las empresas del sector agrícola que van, desde la calidad de los productos, hasta los métodos de producción, pasando por una gestión económica y tributaria más eficiente gracias al uso de programas y software específicos.
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Desafíos de la Gestión de Nóminas en la Agricultura
El sector agrario tiene particularidades concretas a la hora de contratar empleados, independientemente de su cualificación.
Marcado por la temporalidad, las necesidades laborales de las empresas dedicadas a la agricultura deberían ser, en principio, de carácter estable y cíclico durante cada ejercicio.
Sin embargo, sus circunstancias de producción incontrolables y variables (pedidos imprevistos, zonas geográficas, rotación de cultivos, climatología y/o fenómenos meteorológicos o naturales adversos, etc.), pueden justificar el incremento ocasional e imprevisible de trabajadores o la ampliación de horarios.
Esto supone un reto considerable para un sector que debe adaptarse a sus propias circunstancias y a una reforma laboral que no encaja fácilmente con su realidad, pero cuyo incumplimiento supone importantes sanciones.
Precisamente, uno de los grupos más afectados por la reforma laboral 2022 es el de los trabajadores agrícolas debido a las limitaciones en los contratos temporales y a la desaparición de los llamados contratos «por obra y servicio», muy utilizados en el sector primario.
Beneficios de un Programa de Nóminas para el Sector Agrario
Los software de nómina facilitan la gestión de un amplio volumen de datos, evitando errores o realizando todos los cálculos de manera automática.
Entre sus ventajas para las empresas del sector agrario, destacan:
Simplificación de la administración de nóminas
Este tipo de programa importa automáticamente los datos necesarios para realizar acciones básicas como altas y bajas, firma electrónica de documentos, procesos de apertura de campañas, llamamiento a la actividad, implementación de retribuciones variables, etc.
Además, tendrás acceso a todos los documentos desde una única plataforma, y podrás presentarlos de manera directa a la Administración o archivarlos ordenadamente para futuras inspecciones.
Mayor precisión en el seguimiento del tiempo de trabajo
Una de las grandes ventajas de contar con un programa de nóminas para el sector agrario es la posibilidad de extraer, a modo de informe personal, todo lo relativo a jornadas y tiempos de trabajo.
También podrás ejecutar filtros según datos personales, campos de ampliación y datos económicos de tus empleados.
Cumplimiento legal y evasión de errores costosos
La posibilidad de importar datos automáticamente, así como la disposición de una amplia colección de plantillas de documentos «modelo», facilita el cumplimiento legal y evita posibles errores y sanciones.
El sistema también incorpora las variaciones salariales de los diferentes Convenios del Sector Agrario provinciales actualizados, y se adapta a posibles convenios particulares de las empresas.
Implementación de un Programa de Nóminas en la Agricultura
La digitalización es una «tabla de salvación» para muchas empresas del sector agrícola que ven en la tecnología la solución más eficaz para dinamizar procesos como la elección de proveedores, la programación del regadío o la gestión de Recursos Humanos.
Sin embargo, antes de implementar un programa de nóminas en una empresa agrícola, es necesario:
Evaluación de necesidades
Aunque cada empresa es diferente, todos los profesionales del sector agrícola tienen algunas necesidades comunes en lo que a gestión de nóminas y recursos humanos se refiere.
En este sentido, las funcionalidades que debe integrar un programa de nóminas para empresas del sector agrícola son:
- Modelo retributivo especial.
- Régimen Especial de cotización a la Seguridad Social.
- Trámites propios de la afiliación (inclusión y exclusión del censo agrario).
- Comunicación mensual de jornadas de trabajo previstas.
- Reducciones en cotizaciones especiales.
- Controles de información y retención específicas.
- Calendario irregular de trabajo, con periodos de actividad e inactividad.
- Documentación propia del sector (certificados del INSS, contratos de arrendamientos…)
- Cálculo de prestación por incapacidad temporal.
Selección del software adecuado
Algunos de los aspectos que puedes tener en cuenta para seleccionar este tipo de software son:
- Facilidad de instalación y de uso.
- Accesibilidad.
- Seguridad.
- Actualización y adaptación a la legalidad vigente.
- Integración con otras soluciones.
- Coste.
- Garantías del proveedor (formación, asistencia técnica, etc.).
Capacitación del personal
Antes de elegir un programa de estas características, debes contabilizar el tiempo que durará la capacitación de tu personal para implementar la herramienta con total seguridad.
Lo ideal es que el programa de nóminas para el sector agrícola sea compatible con otras soluciones ERP que ya utilices en tu empresa.
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El programa permite acceder a todos los datos salariales y facilita la gestión de procesos masivos, como la importación de conceptos variables y días de trabajo, la realización de informes de jornadas y horas por trabajador o todas las gestiones relacionadas con contrataciones, certificaciones, afiliaciones, presentación de impuestos, etc.
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