La transformación digital que han ido posponiendo muchas empresas del sector agro ha llegado para quedarse y es que la situación que ha generado el COVID-19 ha afectado en su madurez digital empujándolas a crecer y a dar un paso más hacia la transformación digital. Una de las áreas a tener en cuenta son las notificaciones electrónicas, la situación de alerta sanitaria obligaba a las entidades a paralizar la atención presencial y por tanto las empresas, profesionales y particulares también estaban obligados a la gestión a través de las sedes electrónicas. Pues bien, esto no tiene por qué preocuparnos, pues gestionar las notificaciones de forma digital, como todo lo digital, es más eficiente y yo diría que incluso puede ser más sencillo. A continuación, algunas de las cuestiones más comunes sobre las notificaciones electrónicas:
¿En qué consiste una Notificación Electrónica?
Es la publicación en la Sede Electrónica de una comunicación administrativa con consecuencias jurídicas, como pueden ser el comienzo del plazo para contestar o presentar documentación, presentar alegaciones o recursos, etc.
¿Qué normativa podemos encontrar al respecto?
Las Leyes 39/2015 y 40/2015 que entraron en vigor desde octubre de 2016, exigen a las empresas mantener sus comunicaciones con la Administración a través de medios electrónicos. La Orden ministerial ESS/214/2018 que entró en vigor el 1 de octubre de 2018 exige a los trabajadores autónomos a realizar sus trámites con la seguridad social de forma telemática.
¿Dónde consultar las Notificaciones Electrónicas?
A través de la DEH o Dirección Electrónica Habilitada, donde para activar dicho Buzón se requiere un certificado digital. Posteriormente para acceder se realizará desde el ordenador que tenga instalado el certificado accediendo a la web. Y también en la propia Sede Electrónica que para poder acceder habrá que dar de alta el acceso.
¿Cuáles son las principales dificultades que podemos encontrar?
- Cada vez más organismos se están sumando a la comunicación electrónica.
- Cada organismo público, ayuntamiento, comunidad autónoma, etc. utiliza una plataforma diferente.
- La falta de un punto de acceso único de consulta.
- La cantidad de recursos y tiempo dedicados acceder a la multitud de Sedes Electrónicas en busca de Notificaciones telemáticas.
- Las sanciones por no cumplir los plazos de los requerimientos.
¿Cuándo se da por notificado un interesado?
Para que una notificación sea válida, debe de quedar constancia de la puesta a disposición, acceso por el interesado o su representante, la fechas y horas reflejadas, con el contenido íntegro de la notificación y la identidad fidedigna del remitente y destinatario. Además, se deberá de incorporar al expediente la acreditación de la notificación.
¿Cuántos días tengo para descargar ahora una notificación?
Esto no cambia. Como sabréis, la ley marca un plazo de 10 días naturales para que empresas y particulares descarguen una notificación emitida por un organismo público. Transcurrido este plazo, en la notificación se indican los días de los que dispones para dar respuesta, en caso de que así lo requiera.
¿Qué sucede si el interesado no accede?
Transcurridos 10 días naturales desde la puesta a disposición de la notificación en la sede electrónica sin que nadie haya accedido a la misma se considera realizada la notificación y se continúa con el procedimiento, sin que sea necesaria la publicación en el Boletín Oficial.
¿Existen herramientas de gestión de las notificaciones electrónicas?
Sí, Portal Neos es un software cloud que permiten unificar en un solo lugar la gestión de multitud de buzones por los que comunican los diversos organismos (Agencia Tributaria, Tesorería General de la Seguridad Social, Dirección General de Tráfico, 060.es, LexNET, Generalitar Valenciana, ESPJ Entidades sin Personalidad Jurídica, etc.).
¿Qué nos aportara Portal Neos?
- Tranquilidad, ya que lo tendremos todo bajo control.
- Eficiencia, puesto que reduce el tiempo y el coste de tareas administrativas.
- Seguridad, ya que se realiza una sincronización automática de todos los buzones suscritos.
- Gestión de las notificaciones de manera centralizada todos desde un mismo entorno.
- Previsualización de las notificaciones sin necesidad de firma de la notificación.
- Evitar sanciones.
- Auditoria de cada notificación consiguiendo un control de sus acciones.
- Aumento de la eficiencia empresarial.
