Cada día, es más común y sobre todo en esta época de cambios, buscar la forma o los medios de optimizar cada una de las acciones que se realizan en la asesoría o despacho profesional. Todo ello con la finalidad de automatizar procesos que nos ahorren tiempo y den calidad y fiabilidad a cada uno de ellos.
¿Sabes cómo ahorrar tiempo a la hora de conciliar bancos en tu contabilidad?
La conciliación bancaria es una de las tareas contables que más tiempo nos resta, sobre todo si lo realizamos de forma manual. Vamos a ver que este proceso lo podemos automatizar haciendo que optimicemos nuestro tiempo en el despacho.
¿Qué es la conciliación bancaria?
Primero de todo, vamos a definir en qué consiste la conciliación bancaria. Este proceso, es el resultado de llevar el control de los apuntes contables que se registran en la empresa para comprobar que se corresponden con todos y cada uno de los movimientos que se producen en las cuentas bancarias. Básicamente, consiste en descargar el extracto bancario comprobando cada uno de los registros de ingresos y gastos que tenemos en nuestra contabilidad de forma manual, es decir, introduciendo cada concepto y comprobando el saldo de cada cuenta para comprobar que no hay errores. Realizarlo de este modo, puede llevarnos mucho tiempo, reduciendo así nuestra productividad al ser una tarea tediosa y que nos puede llevar a errores. Para evitar esta situación, existe la conciliación bancaria automática.
¿En qué consiste la conciliación bancaria automática?
Se trata de realizar el mismo proceso de punteo del extracto bancario que realizaríamos a mano, pero de forma automatizada. Es decir, de una forma más sencilla, rápida y segura y a través de un programa que conecte nuestra contabilidad con los extractos de nuestras cuentas bancarias, poder realizar dicha conciliación de forma que nuestra tarea simplemente se limite a validar cada uno de los movimientos que va a crear en nuestra contabilidad.
Si utilizamos un software de conciliación bancaria que nos permita automatizar este proceso, nos va a garantizar un ahorro considerable de tiempo, es decir, vamos a optimizar nuestro tiempo a la hora de realizar la conciliación bancaria. Igualmente, se va a reducir el riesgo a errores en comparación con el punteo manual.
El objetivo de realizar este proceso, es en definitiva, poder tener nuestras cuentas contables cuadradas así como poder justificar ante la administración cada uno de los movimientos de nuestras cuentas bancarias. Es una tarea que vamos a tener que tener realizada trimestralmente para la presentación de impuestos, así que, para poder llevarlo al día y siendo una tarea que tanto tiempo nos resta, es recomendable utilizar algún software que nos facilite el proceso.
¿Qué ventajas encontramos al realizar la conciliación bancaria automática?
Disponer de un software contable que nos permita realizar la conciliación bancaria de forma automática nos va a aportar una serie de ventajas, de las cuales ya hemos ido dando alguna pincelada a lo largo de este artículo.
Una de las principales ventajas, como ya hemos dicho, consiste en el ahorro considerable del tiempo, y con ello dinero, que dedicaríamos a esta tarea si no disponemos de una aplicación para conciliar bancos que lo realice por nosotros. Al tener que dedicarle tanto tiempo, suele ser una tarea que se va posponiendo de modo que nos impide llevar nuestra contabilidad al día impidiendo, con ello, poder tener información que refleje la realidad real de la situación en la que se encuentra nuestra empresa. Esto provoca que nos sea complicado poder tomar decisiones en base a la información que tenemos disponible y como todos sabemos, “la información es poder”.
Por otro lado, si llevamos la conciliación bancaria al día, vamos a poder detectar cualquier error o descuadre en nuestra contabilidad, permitiéndonos tener la seguridad de que ésta refleja la realidad contable y tener una forma de trabajo más controlada.
¿Cuáles son las desventajas que podríamos encontrar al respecto?
Todo avance puede provocar en nuestros empleados una resistencia al cambio, es decir, no siempre están dispuestos a cambiar el método de trabajo. Igualmente, dichas aplicaciones requieren de un mantenimiento continuo y una serie de gastos que hay que evaluar si compensa dicho desembolso con todos los beneficios que nos aporta.
En el mercado encontramos diferentes soluciones que nos permiten realizar la automatización de la conciliación bancaria y que nos va a facilitar dicha gestión.
