Al analizar las necesidades de los departamentos de RRHH de las diferentes implantaciones realizadas en sector agroalimentario, encontramos como principal problema, la complejidad de los regímenes de la seguridad social por los cuales se rigen las empresas de este sector. Mientras que la gran mayoría de empresas están suscritas al Régimen general de la Seguridad social, para estas empresas existen dos tipos de regímenes, uno es el Régimen Especial Agrario (para los empleados del campo) y el otro es el Régimen Especial de Frutas y Hortalizas (para los empleados del almacén).
Régimen Especial Agrario y Régimen Especial de Frutas y Hortalizas
Ambos regímenes son bastante complejos a la hora de cotizar a la seguridad social.
En el Régimen especial agrario las empresas pueden optar por cotizar por bases diarias en función de las jornadas reales trabajadas o bien cotizar por bases mensuales (como en el régimen general). Los trabajadores con contrato indefinido están obligados a la cotización por bases mensuales, sin incluir a aquellos con contrato fijo discontinuo que podrán optar tanto por la cotización mensual como por la cotización por jornadas reales trabajadas. Para ambos tipos de cotización existen unos topes mínimos, en el caso de bases mensuales ese mínimo es mensual y en el caso de cotización por jornadas el mínimo se establece por jornada real.
En el sistema especial de Frutas y Hortalizas están incluidas las empresas que se dedican a las actividades de manipulación, envasado y comercialización de frutas y hortalizas y de fabricación de conservas vegetales. Este régimen está integrado dentro del sistema general, pero con algunas peculiaridades, los trabajadores pueden cotizar tanto por días Naturales como por días Laborales.
En ambos casos los trabajadores suelen trabajar por campañas lo que conlleva una serie de procesos que en el régimen general no se suelen realizar.
Estos sectores (el Agrario y el de Frutas y Hortalizas) presentan unas peculiaridades concretas: Las empresas con trabajadores dentro del Sistema General de la seguridad social, desde el departamento de administración de personal todos los meses tiene que realizar las tareas de cálculo de nómina, la generación y envío de los ficheros de bases de cotización y del CRA (conceptos retribuidos abonados) estos envíos se realizan a través del Siltra. Teniendo en cuenta lógicamente que también tienen que gestionar y tramitar las altas, bajas, variaciones de contratos y jornadas a través de los distintos movimientos de Afiliación, los partes de IT´s en los correspondientes organismos, es decir, la comunicación al INSS de los partes de baja, alta y confirmación de las bajas por enfermedad común a través de Siltra así como la comunicación de los partes de accidente al Delt@.
Pues bien, las empresas que tengan trabajadores en el Régimen Especial Agrario o en el Sistema Especial de Frutas y Hortalizas además de realizar las tareas anteriormente mencionadas tienen que:
- Empresas con trabajadores en el régimen especial agrario:
Para aquellos trabajadores que cotizan por bases diarias tienen que comunicar todos los meses (del día 1 al 6) las jornadas trabajadas que han realizado, este trámite se realiza mediante la acción de afiliación MJ-Notificación de Jornadas reales. Se comunican tanto las jornadas reales trabajadas como las jornadas previstas de IT (son aquellas jornadas que el trabajador hubiera trabajado si no se encontrase en situación de IT). Este proceso hay que realizarlo antes del envío de los ficheros de bases de cotización puesto que determinan los tramos que tienen que ir en ellos.
Además, en los trabajadores fijos discontinuos tiene que comunicarse mensualmente los periodos de actividad a través de Certific@2, en los cuales se le informa también de los días trabajados (jornadas) los días de IT (ya sea por enfermedad, accidente o permiso de nacimiento), los días de vacaciones y de absentismo.
- Empresas con trabajadores dentro del Sistema Especial de Frutas y Hortalizas:
A parte de tener que enviar también los periodos de actividad de los trabajadores fijos discontinuos como en el Régimen Especial Agrario tiene que comunicar mensualmente a través de un movimiento de afiliación la acción AD- días trabajados y la NE- Notificación de los periodos de inactividad.
Todas estas tareas se pueden simplificar si la empresa dispone de un software de gestión de RRHH adecuado, que le facilite y automatice todos estos procesos. Y que le aporte una adecuada gestión de estos procesos masivos de nómina, seguros sociales, IRPF, contratos de trabajo, etc.
¿Qué factores tener en cuenta al elegir el mejor software de RRHH en el sector Agro?
A la hora de seleccionar la herramienta del departamento de RRHH debemos tener en cuenta que la legislación laboral, es la más cambiante que existe por lo que es necesario seleccionar un software que nos permita despreocuparnos de las actualizaciones legales y centrarnos en lo que realmente importa, planificar, organizar y cuidar a tus empleados. Además la tecnología avanza muy rápidamente y con el teletrabajo a la orden del día es recomendable adquirir aplicaciones web que nos permitan estar conectados a la empresa en cualquier momento y lugar.
La industria agroalimentaria se caracteriza por la temporalidad, donde es posible que el número de empleados se duplique en temporada alta. Por este motivo debemos pensar en una aplicación escalable y con un coste en función del número de personas de la empresa.
Lo ideal sería englobar todas las necesidades de la empresa en una misma herramienta, pero eso es prácticamente imposible, ya que las empresas abarcan muchas y muy distintas necesidades de diferentes áreas y si queremos ser competitivos, estas necesidades deben cubrirse por especialistas y herramientas especializadas de cada área. A la hora de seleccionar el software de RRHH, es importante pensar en una herramienta modular especializada (Gestión de nóminas y administración de personal, Portal del empleado, Formación, Evaluación, Selección y portal del candidato, Registro de jornada laboral, Cuadro de mando, Análisis salarial, etc.) que nos permita crecer y cubrir nuestras necesidades o que al menos permita enlazar con las otras herramientas de la empresa.
Por último, debemos pensar en la seguridad de nuestros datos, por lo que una herramienta Cloud centralizará los datos en un Data Center con una seguridad que difícilmente podremos adquirir en nuestra empresa olvidándonos de las copias de seguridad.
