Veamos las respuestas a las preguntas que una pequeña empresa debe hacerse para superar con éxito el cierre contable fiscal.
- Un negocio es una carrera entre ingresos y gastos. Por ello debemos revisar todas las partidas de balance y que las cuentas de ingresos y gastos muestren los saldos reales.
- Mantener una información ordenada y centralizada en una misma solución contable nos ayudará a que el cierre contable y fiscal sea más llevadero.
Llevar al día la contabilidad siempre es importante en un negocio. Llegados a estas fechas, se hace imprescindible para afrontar con éxito el cierre contable y fiscal del ejercicio 2021. Seguramente, con un empujón y mucha dedicación recopilaríamos mucha información. Sin embargo, es mucho más fácil que se nos escape algo si dejamos todo para el último momento.
Una contabilidad al día es fuente de información y base para el análisis y la toma de decisiones. Pasemos a la acción y veamos diez preguntas cuyas respuestas nos ayudarán a realizar el cierre contable y fiscal con éxito.
1. ¿Cuál es la fecha límite para hacer el cierre contable y fiscal?
Tenemos dos posibilidades:
- Si el ejercicio social coincide con el año natural, el plazo llega hasta el 31 de marzo.
- Tendremos tres meses desde que concluya el ejercicio social.
Las fechas del cierre contable y fiscal dependen de las de comienzo y fin del período contable. Aunque no es obligatorio, lo más habitual es que coincida con el año natural.
2. ¿Coinciden los saldos de tesorería con la realidad?
Su revisión es sencilla, ya que basta con comprobar que los saldos del banco coinciden en importe y fecha con los de la contabilidad. Por ello, habrá que realizar un arqueo de la caja, así como una conciliación bancaria. Aquí hay que ser riguroso, en caso de inspección, el banco tiene que cuadrar con precisión. Hacerlo con procesos automáticos ahorra tiempo y errores.
En este punto es importante revisar la cuenta partidas pendientes de aplicación. A veces, para que nos coincidan los saldos, llevamos movimientos que no tenemos localizados a esta cuenta hasta que sepamos de su naturaleza. Al final, esto es como quien cuadra con los ojos cerrados una caja… Por ello, es importante dejar esta cuenta a cero.
3. ¿Es correcta la deuda a largo y a corto plazo?
La deuda a la que tenemos que hacer frente en el nuevo ejercicio (la de corto plazo) será diferente a la de la del año anterior. Por ello, con los cuadros de amortización de las deudas localizados, debemos realizar los traspasos a corto plazo de las deudas a largo plazo que tengamos.
4. ¿Tenemos todas las facturas de los cobros/pagos de los clientes/proveedores?
Las cuentas de los subgrupos 40, 41, 43, 44 han de ser revisadas una a una. El objetivo es comprobar que se han contabilizado las operaciones más comunes con proveedores, clientes y otros acreedores y deudores.
Sobre todo, tengamos en cuenta que el 30 de enero es el último día para la presentación del IVA del ejercicio anterior. No podremos deducir aquellas facturas que no hayamos contabilizado.
5. ¿Están hechas las tareas con las Administraciones Públicas?
La revisión de las cuentas del subgrupo 47 nos ayudará con las presentaciones de impuestos y con las cotizaciones. Entre otros aspectos, observaremos:
- En cuanto al IVA, comprobaremos los traspasos a las cuentas de Hacienda Pública deudora (470) o acreedora (475) en función de si el modelo 303 salió a pagar o a compensar (devolver si es el cuarto trimestre). Además, verificaremos que cuadren todas las declaraciones para preparar el modelo anual 390 de IVA.
- En relación con la Seguridad Social, compararemos la información contenida en los boletines de cotización (modelo RCL) con el saldo de la cuenta 476.
- En las retenciones practicadas, la parte de las retenciones correspondientes a los trabajadores es sencilla de comprobar a través de un resumen contable de nóminas. Lo podemos solicitar a nuestra gestoría u obtener a través de nuestro programa de nóminas.
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6. ¿Están dotadas todas las cuentas de amortización?
Repasaremos la lista de activos para comprobar si tenemos completamente controlados cada uno de ellos. Una vez revisado, hay que dotar las cuotas de amortización correspondientes al año. En caso de haber amortizado al 100% algún activo, es momento de darlo de baja.
7. ¿Tenemos pagos por adelantado?
Hay determinados gastos que se pagan por adelantado y corresponden a varios ejercicios. Por ejemplo, pagamos un seguro de septiembre de 2021 a septiembre de 2022. Será necesario periodificar, reflejando como gasto únicamente la parte que corresponde a este ejercicio.
8. ¿Qué hago con las existencias no consumidas?
Al final del ejercicio, cargaremos las cuentas de existencias con abono a las de variación de existencias por el importe de las existencias finales. Además, cargaremos las cuentas de variación de existencias con abono a las de existencias por el importe de las existencias iniciales.
Por ello, debemos realizar un recuento de las existencias a final del año y compararlo con el del principio. Para realizar las valoraciones, podremos optar por el método del precio medio ponderado o por el FIFO.
9. ¿Tenemos que dejar contabilizado el asiento del impuesto de Sociedades?
Aunque lo normal es que el impuesto sobre Sociedades se liquide en julio, debemos dejarlo contabilizado al cierre. Por ello, con ayuda de un despacho especializado o a través de nuestro contable, debemos considerar diferencias temporarias o permanentes, bases negativas pendientes de compensar y otros aspectos de la contabilización de este impuesto.
10. ¿Qué hacemos si ya tenemos todo correcto?
Como vemos, la idea es comprobar partida a partida que todas las cuentas reflejan la imagen fiel de la empresa. Así verificaremos que cumplimos las diferentes normas contables. Una vez tengamos esta parte completada, el programa contable que utilicemos procederá automáticamente al asiento de regularización y cierre contable.
Todo este proceso lo suele llevar personal especializado de nuestro propio negocio o bien un asesor externo. Sin embargo, los autónomos y gestores de pequeñas empresas deben tener claras algunas bases, dado que tiene implicaciones contables, mercantiles y fiscales.
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