La cita que tienen todas las sociedades cada ejercicio se aproxima, y el motivo no es otro que la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Debemos tener presente las FECHAS CLAVE:
Las cuentas anuales se presentan en el Registro Mercantil antes del 31 de Julio de la Provincia correspondiente.
Hay un plazo de 3 meses siguientes al cierre del ejercicio social, para la Formulación de las cuentas y un plazo de 6 meses desde el cierre del ejercicio social para la Aprobación de las cuentas anuales en la Junta General Ordinaria de Accionistas.
Dentro del mes siguiente a la Aprobación de las cuentas anuales, se presentan en el Registro Mercantil para su depósito.
Para dicha presentación, las sociedades deben cumplir una serie de Fases:
- El ejercicio contable deberá estar cerrado y revisado. Las cuentas anuales recogen la situación económica y financiera de la compañía; por lo que no deben contener ningún error y ser fiable.
- Hay 4 meses desde el cierre del ejercicio social para Legalizar los Libros Contables.
- En la Junta General Ordinaria de Accionistas, deberán aprobarse las Cuentas Anuales durante los 6 meses desde el cierre del ejercicio.
- Aprobadas las cuentas, se debe emitir una certificación de la aprobación de las cuentas que deberá estar firmada por los administradores de la sociedad.
- Completando las fases, quedaría el Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Las cuentas anuales están compuestas por varios documentos:
- Balance.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
- Estado de Flujos de Efectivo, en el caso de Cuentas Anuales Normales.
- Memoria.
Para realizar la presentación de dichas cuentas en el Depósito y cumplir la normativa se deben adjuntar también los siguientes documentos:
- Hoja de Datos Generales de Identificación.
- Instancia de presentación.
- Declaración medioambiental.
- Modelo de autocartera.
- Certificación de aprobación de las Cuentas Anuales.
- Informe de auditoría si dichas han sido auditadas.
Hay varias formas para la presentación del Depósito de las Cuentas Anuales:
- Presentación en soporte papel: deberás imprimir las Cuentas Anuales y presentarlas en el Registro Mercantil.
- Presentación en soporte digital: deberás grabar el contenido de las cuentas en CD/DVD para presentarlo en el Registro Mercantil junto a la Instancia de Presentación, el Certificado de Aprobación de Cuentas y la Huella Digital del Depósito.
- Presentación por vía telemática: la más recomendada y rápida ya que mediante el Portal Web de Presentación Telemática del Colegio de Registradores se enviarán al Registro Mercantil el depósito y el Certificado de Aprobación de Cuentas con las firmas manuscritas al que se le adjunta la Huella Digital del depósito. La Presentación Telemática es firmada por el presentante mediante firma electrónica.
Recomendaciones a tener en cuenta:
- Es importante que todos los documentos no contengan errores y sean claros, para ello se puede elaborar un check list para verificarlo.
- Hay que tener realizado el cierre del ejercicio y presentado el Impuesto de Sociedades.
- Tenemos que tener Firma Electrónica para poder realizar la presentación de las cuentas anuales.
- Tener un software que nos facilite la presentación de las cuentas anuales en su conjunto.
Por ejemplo, un software que te permite calcular y presentar el impuesto y pagos a cuenta (200/202); además de confeccionar las cuentas anuales. Dónde permite generar el depósito digital de las cuentas anuales para hacer la presentación en el Colegio de Registradores.
